Conservación de datos

Establece cuánto tiempo se conservan las conversaciones, los mensajes, las mejoras y los registros de auditoría, y retén una conversación.

Una organización establece sus periodos de conservación en Settings, en la pestaña Data retention. Cada tipo de datos tiene un período Keep for y un conmutador Auto-delete. Auto-delete está desactivado de forma predeterminada para conversaciones, mensajes y mejoras: no se elimina nada hasta que un administrador lo active.

Los tipos de datos

Tipo de datos	Qué hace la limpieza nocturna una vez transcurrido el periodo
Conversations	Elimina toda la conversación y sus mensajes. También elimina los recuerdos a largo plazo sobre un Visitor que no se hayan actualizado durante el periodo. También elimina la actividad de Projects y Tasks que sea anterior al periodo.
Messages	Elimina los mensajes antiguos de las conversaciones que se mantienen. La transcripción en Inbox muestra que se eliminaron los mensajes anteriores.
Improvements	Elimina las mejoras que no se actualizaron durante el periodo, sea cual sea su estado.
Audit records	Elimina las entradas del registro de auditoría que sean anteriores al periodo. Este tipo es Always on. El periodo predeterminado es de 180 días.

Cada periodo dura entre 1 mes y 5 años. Un mes son 30 días y un año son 365 días. Si el período está fuera de estos límites, se muestra un error y Save changes sigue no estando disponible.

Los tipos de datos son independientes. Por ejemplo, puedes conservar las conversaciones durante dos años, pero eliminar los mensajes transcurridos seis meses.

Cómo se calculan los periodos

El periodo de una conversación comienza con su último mensaje, no con su primer mensaje. Con un periodo de 30 días, una conversación que comenzó hace 3 meses y recibió su último mensaje hace 10 días se conserva durante 20 días más.
El periodo de un mensaje comienza cuando se envía el mensaje.
El periodo de una mejora comienza en su última actualización.

Qué implica la eliminación

La limpieza se ejecuta una vez por noche.
La eliminación es permanente. Los datos eliminados no van a ninguna papelera y no puedes recuperarlos.
Los datos eliminados ya no aparecen en Inbox, en Insights, en las exportaciones, en el historial de chat ni en Improvements. El registro de auditoría nunca registra el contenido de los mensajes ni de las conversaciones.
Cuando la limpieza elimina un mensaje, las mejoras vinculadas se mantienen. Ya no muestran ese mensaje.
Cuando desactives Auto-delete, la limpieza se detiene. Los datos que la limpieza eliminó anteriormente no vuelven.

Retention deletes data

Export what you must keep before you turn on Auto-delete or shorten a period.

Establece un periodo

Abre Settings.
Selecciona la pestaña Data retention.
Activa Auto-delete para el tipo de datos.
Escribe un número en Keep for y selecciona Days, Months o Years.
Selecciona Save changes.

Si el cambio inicia una eliminación o acorta un período, Ciele te pide que lo confirmes. La siguiente limpieza nocturna eliminará los datos más antiguos. Selecciona Cancel para volver a la configuración guardada.

Solo un miembro con permiso para gestionar miembros puede cambiar estos ajustes. Cada cambio aparece en el registro de auditoría.

Trazas de razonamiento

La pestaña General tiene una ventana más, Reasoning trace retention. Después de ese período, la limpieza nocturna elimina el panel Thinking de los mensajes antiguos. Los mensajes se mantienen.

Retención legal

Una retención legal exime a una conversación de la limpieza de retención. La limpieza no elimina la conversación ni sus mensajes. Utiliza una retención cuando exista una obligación de conservación que afecte a una conversación, sin desactivar la retención para todas las demás conversaciones.

Abre Inbox y selecciona la conversación.
Abre el panel de detalles.
Selecciona Place legal hold en la tarjeta Retention.

La retención permanece activa hasta que un miembro seleccione Release legal hold. Todos los miembros ven el estado de retención. Solo un miembro con permiso para gestionar miembros puede aplicar o retirar una retención.

No se puede eliminar una conversación en espera. Esto se aplica a la bandeja de entrada (Inbox), a la API, a la limpieza de retención (retention sweep) y a la eliminación del asistente propietario de la conversación. Para eliminar una conversación retenida o su asistente, primero debes anular la retención.

Instalaciones autoalojadas

La limpieza nocturna se ejecuta desde el programador incluido. No se requiere ninguna configuración adicional. La limpieza llama a /api/cron/sweep-retention con la credencial CRON_SECRET.