Mitglieder und Rollen

Rollen

Eine Rolle ist eine Menge von Berechtigungen. Eine Berechtigung ist eine Aktion, die ein Mitglied ausführen kann, zum Beispiel Create and edit Flows (flows:edit). Jede Organisation beginnt mit sechs vordefinierten Rollen.

Die Navigation eines Support Agent zeigt nur Inbox, Help Desks, My Tasks, Notifications und Settings an. Wenn ein Support Agent eine andere Seite über einen direkten Link öffnet, zeigt Ciele eine Berechtigungsmeldung an.

Rollen bearbeiten und erstellen

Öffnen Sie Settings > Roles. Die Liste zeigt jede Rolle, ihre Anzahl an Berechtigungen und die Personen, die sie innehaben.

So erstellen Sie eine Rolle:

1. Wählen Sie New role aus.
2. Wählen Sie in Start from eine Role aus, die Sie kopieren möchten, oder wählen Sie Nothing.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
4. Wählen Sie in Available on Organization, Assistant oder beides aus.
5. Wählen Sie die Capabilities aus. Aktivieren Sie ein Gruppenfeld, um alle Capabilities in dieser Gruppe auszuwählen. Verwenden Sie das Suchfeld, um eine Capability zu finden.
6. Wählen Sie Create role aus.

Wenn Sie eine Capability auswählen, wählt Ciele auch die Capabilities aus, die sie benötigt. Zum Beispiel benötigt Create and edit Flows View Flows und View Assistants. Eine Capability, die eine andere ausgewählte Capability benötigt, bleibt ausgewählt. Die Zeile zeigt an, welche Capability sie benötigt. Deaktivieren Sie zuerst diese Capability.

Sie können jede vordefinierte Rolle bearbeiten, mit Ausnahme der Rolle „Owner“. Eine bearbeitete integrierte Rolle zeigt Edited an. Wählen Sie Reset to default aus, um die Standardfunktionen wiederherzustellen.

Die Regeln:

• Sie können einer Role keine Capability zuweisen, die Sie selbst nicht besitzen. Dies gilt, wenn Sie eine Role bearbeiten, einem Mitglied eine Role zuweisen, mit einer Role einladen oder einen API-Schlüssel erstellen.
• Sie können einem Teammate keinen Zugriff auf einen Bereich gewähren, den Ihre Role nicht nutzen kann.
• Sie können die Rolle, die Sie haben, nicht bearbeiten. Ein Owner kann alle Roles bearbeiten, mit Ausnahme von Owner.
• Sie können eine vordefinierte Rolle nicht löschen. Sie können eine benutzerdefinierte Rolle nicht löschen, solange sie einem Mitglied, einer Einladung oder einem aktiven API-Schlüssel zugewiesen ist. Weisen Sie ihnen zuerst eine andere Rolle zu.
• Wenn Ciele eine Capability hinzufügt, erhalten die integrierten Rollen, die Sie nicht bearbeitet haben, diese Capability, sofern sie zu ihren Standardeinstellungen gehört. Bearbeitete und benutzerdefinierte Rollen erhalten sie nicht.

Um Roles zu verwalten, benötigt ein Mitglied die Capability Manage Roles. Admins verfügen standardmäßig darüber. Alle Änderungen werden im Audit Log angezeigt.

Standardrollen

Zwei Roles sind standardmäßig vorhanden. Die Organization default ist die erste Rolle im Einladungsformular. Die Assistant default ist die erste Rolle, wenn Sie einem Mitglied Zugriff auf einen Assistenten gewähren. Zunächst sind dies Editor und Viewer.

Um sie zu ändern, öffnen Sie Settings > Roles und wählen Sie Manage defaults aus. Sie können eine Standardrolle nicht löschen. Wählen Sie zuerst eine andere Standardrolle aus.

Mitglieder einladen

1. Öffnen Sie Settings > Members.
2. Geben Sie in Invite people eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Trennen Sie die Adressen durch Kommas, Leerzeichen oder Zeilenumbrüche.
3. Wählen Sie die minimal erforderliche Role aus.
4. Wählen Sie Create invite aus.

Ciele erstellt für jede Adresse einen eigenen Beitrittslink. Sie können maximal 20 Personen gleichzeitig einladen. Senden Sie jeden Link an die entsprechende Person. Um einen Link erneut zu kopieren, wählen Sie Copy invite link in der Mitgliederliste aus.

Wenn Sie eine Adresse eingeben oder keine Adresse angeben, kopiert Ciele den Link in Ihre Zwischenablage.

Wenn eine Adresse nicht korrekt ist, zeigt Ciele diese Adresse an und erstellt keine Einladungen.

Ciele erstellt keine zweite Einladung für eine Adresse, für die bereits eine offene Einladung besteht oder die einem Mitglied gehört. Nach dem Absenden werden diese Adressen angezeigt. Wenn Ciele keine Einladung erstellen kann, bleibt die Adresse im Feld stehen. Wählen Sie Create invite erneut aus, um diese Adressen nochmals zu versuchen.

Ein Mitglied ändern

Wählen Sie in Settings > Members eine Role in der Spalte Role aus. Die Liste zeigt die Roles an, die Sie vergeben können. Nur ein Owner kann ein Mitglied zum Owner ernennen oder einen Owner ändern.

Ein Mitglied kann seine eigene Zeile in der Mitgliederliste weder bearbeiten noch entfernen. Verwenden Sie für diesen Vorgang ein anderes autorisiertes Mitglied.

API-Schlüssel-Rollen

Ein Mitglied mit der Berechtigung Manage API keys kann einen API-Schlüssel für die Organisation erstellen. Der Schlüssel kann jede Role haben, auch eine benutzerdefinierte Role. Die Rolle darf keine Capability haben, die der Ersteller nicht besitzt.

Ein Schlüssel kann nur das tun, was sowohl seine Role als auch sein Creator derzeit tun dürfen. Wenn der Ersteller eine Berechtigung verliert, verliert der Schlüssel sie ebenfalls.

Widerrufen Sie einen Schlüssel, wenn der zugehörige Client keinen Zugriff mehr benötigt. Ciele bewahrt den Datensatz eines widerrufenen Schlüssels für Audit-Zwecke auf. Sie können einen widerrufenen Schlüssel löschen, um dessen Datensatz zu entfernen.

Zugriff auf einen Assistant verwalten

Ein Owner oder Admin öffnet einen Assistant und wählt dann More options → Manage access aus. Die Liste zeigt die Organization Role jedes Members sowie alle Overrides an. Wählen Sie Denied oder eine Role aus und bestätigen Sie anschließend die Änderung. Die Liste zeigt alle Rollen an, die für Assistants verfügbar sind, einschließlich benutzerdefinierter Rollen. Wählen Sie Organization Role aus, um die Überschreibung aufzuheben. Owners behalten immer den Zugriff.

Eine Rolle bei einem Assistenten ersetzt die Organisationsrolle bei diesem Assistenten. Sie kann mehr oder weniger Rechte gewähren als die Organization Role. Dies gilt nur für Funktionen von Assistenten, zum Beispiel Flows, Knowledge und die Inbox. Funktionen für die Organisation, beispielsweise Members und API keys, ändern sich nicht.

Denied blendet den Assistant in Listen, in der Suche, in Find und im Developer Panel aus. Die gleiche Einschränkung gilt für die zugehörigen untergeordneten Einstellungen und Knowledge-Links. Die API-Schlüssel eines Members, Teammates und Ciele AI agieren im Rahmen der Zugriffsrechte dieses Members. API-Schlüssel behalten ebenfalls ihre eigene Role-Obergrenze bei. Eine Überschreibung erhöht diese Obergrenze niemals.

Eine Änderung des Zugriffs hat weitreichende Folgen. Ciele AI bittet vor der Änderung um Ihre Zustimmung. Gewöhnliche Teammates können den Zugriff nicht ändern. Das Developer Panel zeigt die API-, CLI- und MCP-Befehle für diese Operationen an.

Ein Mitglied auf bestimmte Assistants beschränken

Auf der Registerkarte Members zeigt die Spalte Assistants an, worauf jedes Mitglied zugreifen kann. Wählen Sie Manage assistants unter einem Mitglied aus, um es zu ändern.

• All assistants weist dem Mitglied seine Organization Role für jeden Assistenten zu – jetzt und in Zukunft. Sie können weiterhin für jeden Assistant eine Überschreibung festlegen.
• Only selected assistants gewährt dem Mitglied nur Zugriff auf die von Ihnen ausgewählten Assistants. Wählen Sie für jeden eine Role aus den Roles aus, die für Assistants verfügbar sind. Die Role kann höher oder niedriger sein als die Organization Role.

Ein Mitglied mit Only selected assistants sieht einen neuen Assistant erst, wenn Sie ihn hinzufügen. Wenn dieses Mitglied einen Assistenten erstellt, erhält es Zugriff darauf entsprechend seiner Organization Role. Die Einschränkung entspricht Denied für jeden Assistenten, der nicht ausgewählt ist.

Owners haben immer Zugriff auf jeden Assistant. Jede Änderung wird im Audit-Protokoll angezeigt.