Datenaufbewahrung

Legen Sie fest, wie lange Konversationen, Nachrichten, Verbesserungen und Audit-Protokolle aufbewahrt werden, und halten Sie eine Konversation zurück.

Eine Organisation legt ihre Aufbewahrungsfristen in Settings auf der Registerkarte Data retention fest. Jeder Datentyp hat eine Keep for-Frist und einen Auto-delete-Schalter. Auto-delete ist standardmäßig für Conversations, Messages und Improvements deaktiviert: Es wird nichts gelöscht, bis ein Administrator es aktiviert.

Die Datentypen

Data type	Was der nächtliche Bereinigungsdurchlauf nach Ablauf des Zeitraums unternimmt
Conversations	Löscht die gesamte Konversation und ihre Nachrichten. Außerdem werden die Langzeiterinnerungen an einen Visitor gelöscht, die während des Zeitraums nicht aktualisiert wurden. Außerdem werden die Aktivitäten von Projects und Tasks gelöscht, die älter als der Zeitraum sind.
Messages	Löscht alte Nachrichten aus Konversationen, die erhalten bleiben. Das Transkript in Inbox zeigt, dass frühere Nachrichten gelöscht wurden.
Improvements	Löscht Verbesserungen, die während des Zeitraums nicht aktualisiert wurden, unabhängig von ihrem Status.
Audit records	Löscht Einträge im Audit-Protokoll, die älter als der festgelegte Zeitraum sind. Dieser Typ ist Always on. Der Standardzeitraum beträgt 180 Tage.

Jeder Zeitraum liegt zwischen 1 Monat und 5 Jahren. Ein Monat umfasst 30 Tage und ein Jahr umfasst 365 Tage. Ein Zeitraum außerhalb dieser Grenzen führt zu einer Fehlermeldung, und Save changes bleibt weiterhin nicht verfügbar.

Die Datentypen sind unabhängig voneinander. Behalten Sie beispielsweise Conversations zwei Jahre lang, löschen Sie aber Messages nach sechs Monaten.

Wie die Zeiträume gemessen werden

Der Zeitraum einer Konversation beginnt mit ihrer letzten Nachricht, nicht mit ihrer ersten Nachricht. Bei einem Zeitraum von 30 Tagen wird eine Konversation, die vor 3 Monaten begonnen hat und deren letzte Nachricht vor 10 Tagen eingegangen ist, noch 20 Tage lang aufbewahrt.
Der Zeitraum einer Nachricht beginnt, wenn die Nachricht gesendet wird.
Der Zeitraum einer Verbesserung beginnt mit ihrer letzten Aktualisierung.

Was das Löschen bewirkt

Der Sweep wird einmal pro Nacht ausgeführt.
Das Löschen ist endgültig. Die gelöschten Daten gelangen nicht in einen Papierkorb und können von Ihnen nicht wiederhergestellt werden.
Gelöschte Daten werden weder im Inbox noch im Insights, in Exporten, im Chatverlauf oder im Improvements mehr angezeigt. Das Audit-Protokoll erfasst niemals den Inhalt von Nachrichten oder Konversationen.
Wenn der Sweep eine Nachricht löscht, bleiben die verknüpften Verbesserungen erhalten. Sie zeigen diese Nachricht nicht mehr an.
Wenn Sie Auto-delete deaktivieren, wird der Sweep gestoppt. Daten, die der Sweep zuvor gelöscht hat, werden nicht wiederhergestellt.

Retention deletes data

Export what you must keep before you turn on Auto-delete or shorten a period.

Einen Zeitraum festlegen

Öffnen Sie Settings.
Wählen Sie die Registerkarte Data retention aus.
Aktivieren Sie Auto-delete für den Datentyp.
Geben Sie unter Keep for eine Zahl ein und wählen Sie Days, Months oder Years aus.
Wählen Sie Save changes aus.

Wenn die Änderung eine Löschung auslöst oder einen Zeitraum verkürzt, bittet Ciele Sie um eine Bestätigung. Beim nächsten nächtlichen Sweep werden die älteren Daten gelöscht. Wählen Sie Cancel aus, um zu den gespeicherten Einstellungen zurückzukehren.

Nur ein Mitglied, das Mitglieder verwalten kann, darf diese Einstellungen ändern. Jede Änderung wird im Audit Log angezeigt.

Reasoning-Traces

Die Registerkarte General enthält ein weiteres Fenster, Reasoning trace retention. Nach Ablauf dieses Zeitfensters entfernt der nächtliche Bereinigungsdurchlauf das Thinking-Panel aus alten Nachrichten. Die Nachrichten selbst bleiben erhalten.

Legal Hold

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) schließt eine einzelne Konversation von der automatischen Löschung im Rahmen der Aufbewahrungsbereinigung (Retention Sweep) aus. Der Sweep löscht weder die Konversation noch deren Nachrichten. Verwenden Sie eine Sperre, wenn für eine einzelne Konversation eine Aufbewahrungspflicht gilt, ohne die Aufbewahrung für alle anderen Konversationen zu deaktivieren.

Öffnen Sie Inbox und wählen Sie die Konversation aus.
Öffnen Sie das Details-Panel.
Wählen Sie Place legal hold in der Retention-Karte aus.

Die Sperre bleibt bestehen, bis ein Mitglied Release legal hold auswählt. Jedes Mitglied sieht den Status „Hold“. Nur ein Mitglied, das Mitglieder verwalten kann, darf eine Sperre setzen oder aufheben.

Eine gesperrte Konversation kann nicht gelöscht werden. Dies gilt für die Inbox, die API, den Retention Sweep und die Löschung des Assistenten, dem die Konversation gehört. Um eine gesperrte Konversation oder ihren zugehörigen Assistenten zu löschen, heben Sie zunächst die Sperre auf.

Selbst gehostete Installationen

Der nächtliche Sweep wird über den mitgelieferten Scheduler ausgeführt. Es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich. Der Sweep ruft /api/cron/sweep-retention mit der Anmeldeinformation CRON_SECRET auf.