Conservazione dei dati

Imposta per quanto tempo vengono conservate conversazioni, messaggi, miglioramenti e registri di audit, e mantieni una conversazione in sospeso.

Un'organizzazione imposta i propri periodi di conservazione in Settings, nella scheda Data retention. Ogni tipo di dato ha un periodo Keep for e un interruttore Auto-delete. Auto-delete è disattivato per impostazione predefinita per conversazioni, messaggi e miglioramenti: nulla viene eliminato finché un amministratore non lo attiva.

I tipi di dati

Tipo di dati	Cosa fa il processo di pulizia notturna al termine del periodo
Conversations	Elimina l'intera conversazione e i relativi messaggi. Elimina inoltre le memorie a lungo termine relative a un Visitor che non sono state aggiornate durante il periodo. Elimina inoltre l'attività di Projects e Tasks risalente a un periodo precedente a quello specificato.
Messages	Elimina i messaggi vecchi dalle conversazioni che vengono mantenute. La trascrizione in Inbox mostra che i messaggi precedenti sono stati eliminati.
Improvements	Elimina i miglioramenti che non sono stati aggiornati durante il periodo, indipendentemente dal loro stato.
Audit records	Elimina le voci dell'audit log che sono più vecchie del periodo specificato. Questo tipo è Always on. Il periodo predefinito è di 180 giorni.

Ogni periodo è compreso tra 1 mese e 5 anni. Un mese corrisponde a 30 giorni e un anno a 365 giorni. Un periodo al di fuori di questi limiti genera un errore e Save changes rimane non disponibile.

I tipi di dati sono indipendenti. Ad esempio, puoi conservare le conversazioni per due anni ma eliminare i messaggi dopo sei mesi.

Come vengono misurati i periodi

Il periodo di una conversazione inizia con il suo ultimo messaggio, non con il primo. Con un periodo di 30 giorni, una conversazione iniziata 3 mesi fa e che ha ricevuto l'ultimo messaggio 10 giorni fa viene conservata per altri 20 giorni.
Il periodo di un messaggio inizia quando il messaggio viene inviato.
Il periodo di un miglioramento inizia con il suo ultimo aggiornamento.

Cosa comporta l'eliminazione

Lo sweep viene eseguito una volta a notte.
L'eliminazione è permanente. I dati eliminati non finiscono in un cestino e non puoi recuperarli.
I dati eliminati non vengono più visualizzati in Inbox, in Insights, negli esport, nella cronologia delle chat o in Improvements. L'audit log non registra mai il contenuto dei messaggi o delle conversazioni.
Quando lo sweep elimina un messaggio, i miglioramenti collegati rimangono. Non mostrano più quel messaggio.
Quando disattivi Auto-delete, lo sweep si interrompe. I dati precedentemente eliminati dallo sweep non vengono ripristinati.

Retention deletes data

Export what you must keep before you turn on Auto-delete or shorten a period.

Imposta un periodo

Apri Settings.
Seleziona la scheda Data retention.
Attiva Auto-delete per il tipo di dati.
Inserisci un numero sotto Keep for e seleziona Days, Months o Years.
Seleziona Save changes.

Se la modifica avvia un'eliminazione o accorcia un periodo, Ciele ti chiede di confermare. Il successivo nightly sweep elimina i dati più vecchi. Seleziona Cancel per tornare alle impostazioni salvate.

Solo un membro che può gestire altri membri può modificare queste impostazioni. Ogni modifica viene riportata nell'audit log.

Tracce del ragionamento

La scheda General contiene un'altra finestra, Reasoning trace retention. Dopo tale finestra, lo sweep notturno rimuove il pannello Thinking dai messaggi meno recenti. I messaggi rimangono.

Conservazione per obblighi legali

Un legal hold esonera una conversazione dallo sweep di conservazione. Lo sweep non elimina la conversazione né i relativi messaggi. Utilizza un hold quando un obbligo di conservazione si applica a una singola conversazione, senza disattivare la retention per tutte le altre conversazioni.

Apri Inbox e seleziona la conversazione.
Apri il pannello details.
Seleziona Place legal hold nella scheda Retention.

Il blocco rimane attivo finché un membro non seleziona Release legal hold. Ogni membro vede lo stato di blocco. Solo un membro che può gestire i membri può applicare o rimuovere uno stato di blocco.

Una conversazione in sospensione non può essere eliminata. Questo vale per l'Inbox, l'API, il retention sweep e l'eliminazione dell'assistente proprietario della conversazione. Per eliminare una conversazione in sospeso o il relativo assistente, devi prima annullare la sospensione.

Installazioni self-hosted

Il processo di pulizia notturna viene eseguito dal scheduler incluso. Non è necessaria alcuna configurazione aggiuntiva. Il processo di sweep chiama /api/cron/sweep-retention con la credenziale CRON_SECRET.