Conservation des données

Définissez la durée de conservation des conversations, des messages, des améliorations et des enregistrements d'audit, et conservez une conversation de plus.

Une organisation définit ses durées de conservation dans Settings, dans l’onglet Data retention. Chaque type de données dispose d’une période Keep for et d’un commutateur Auto-delete. Auto-delete est désactivé par défaut pour les conversations, les messages et les améliorations : rien n’est supprimé tant qu’un administrateur ne l’active pas.

Les types de données

Type de données	Ce que le nettoyage nocturne effectue après la période
Conversations	Supprime l'ensemble de la conversation et ses messages. Il supprime également les mémoires à long terme concernant un visiteur qui n’ont pas été mises à jour pendant la période. Il supprime également l’activité des Projects et des Tasks qui est antérieure à la période.
Messages	Supprime les anciens messages des conversations qui sont conservées. La transcription dans Inbox indique que des messages antérieurs ont été supprimés.
Improvements	Supprime les améliorations qui n’ont pas été mises à jour au cours de la période, quel que soit leur statut.
Audit records	Supprime les entrées du journal d’audit qui sont plus anciennes que la période. Ce type est Always on. La période par défaut est de 180 jours.

Chaque période est comprise entre 1 mois et 5 ans. Un mois correspond à 30 jours et une année à 365 jours. Une période en dehors de ces limites génère une erreur, et Save changes reste indisponible.

Les types de données sont indépendants. Par exemple, conservez les conversations pendant deux ans, mais supprimez les messages après six mois.

Comment les périodes sont mesurées

La période d'une conversation commence à son dernier message, et non à son premier message. Avec une période de 30 jours, une conversation qui a débuté il y a 3 mois et dont le dernier message a été reçu il y a 10 jours est conservée pendant encore 20 jours.
La période d’un message commence au moment où le message est envoyé.
La période d’une amélioration commence à sa dernière mise à jour.

Ce que fait la suppression

Le nettoyage s'exécute une fois par nuit.
La suppression est définitive. Les données supprimées ne sont pas transférées vers une corbeille et vous ne pouvez pas les récupérer.
Les données supprimées n’apparaissent plus dans Inbox, dans Insights, dans les exportations, dans l’historique des conversations ni dans Improvements. Le journal d’audit n’enregistre jamais le contenu des messages ni des conversations.
Lorsque le nettoyage supprime un message, les améliorations qui lui sont liées sont conservées. Elles n’affichent plus ce message.
Lorsque vous désactivez Auto-delete, le nettoyage s'arrête. Les données précédemment supprimées par le nettoyage ne sont pas restaurées.

Retention deletes data

Export what you must keep before you turn on Auto-delete or shorten a period.

Définir une période

Ouvrez Settings.
Sélectionnez l’onglet Data retention.
Activez Auto-delete pour le type de données.
Saisissez un nombre sous Keep for et sélectionnez Days, Months ou Years.
Sélectionnez Save changes.

Si la modification entraîne une suppression ou raccourcit une période, Ciele vous demande de confirmer. Le prochain nettoyage nocturne supprime les données les plus anciennes. Sélectionnez Cancel pour revenir aux paramètres enregistrés.

Seul un membre autorisé à gérer les membres peut modifier ces paramètres. Chaque modification apparaît dans le journal d’audit.

Traces de raisonnement

L’onglet General comporte une fenêtre supplémentaire, Reasoning trace retention. Après cette fenêtre, le nettoyage nocturne supprime le panneau Thinking des anciens messages. Les messages, eux, sont conservés.

Mise en suspens pour motif juridique

Une mise en suspens légale (legal hold) exempte une conversation du nettoyage de conservation. Le nettoyage ne supprime ni la conversation ni ses messages. Utilisez une mise en suspens lorsqu’une obligation de conservation s’applique à une conversation, sans désactiver la conservation pour toutes les autres conversations.

Ouvrez Inbox et sélectionnez la conversation.
Ouvrez le panneau Details.
Sélectionnez Place legal hold dans la carte Retention.

La suspension reste en place jusqu’à ce qu’un membre sélectionne Release legal hold. Chaque membre voit le statut de suspension. Seul un membre autorisé à gérer les membres peut placer ou lever une mise en attente.

Une conversation mise en attente ne peut pas être supprimée. Cela s’applique à l’Inbox, à l’API, au nettoyage de rétention et à la suppression de l’assistant propriétaire de la conversation. Pour supprimer une conversation mise en attente ou son assistant, levez d’abord la mise en attente.

Installations auto-hébergées

Le nettoyage nocturne s’exécute à partir du planificateur intégré. Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire. Le nettoyage appelle /api/cron/sweep-retention avec l’identifiant CRON_SECRET.